Hướng dẫn Microsoft Word: Căn chỉnh lề và tạo mục lục (phần 1) - Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật

Phần mềm soạn thảo Microsoft Word bao gồm rất nhiều tính năng với thanh công cụ khá phức tạp. Nếu chưa thật sự thành thạo phần mềm này, người dùng có thể lúng túng khi chỉnh sửa file văn bản của mình.

Trong bài viết dưới đây, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn đọc một phần quan trong trong số những kiến thức cơ bản về Word, cụ thể là cách căn chỉnh lề và tạo mục lục. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Bài viết liên quan:

Hướng dẫn căn chỉnh lề và tạo mục lục trong Microsoft Word

1. Căn chỉnh lề

Khi soạn thảo văn bản trong Microsoft Word, việc sử dụng Ruler rất quan trọng đối với các thao tác định dạng đoạn văn, căn lề,… Tuy nhiên, nhiều người lại “lỡ tay” ẩn Ruler đi và không biết cách để thay đổi lại giao diện mặc định của Word. Có 2 cách để hiển thị lại Ruler như sau:

Cách 1: Bấm vào tab “View” và chọn “Ruler”.
Cách 2: Nhấp vào “View Ruler” trên thanh cuộn dọc ở bên phải màn hình.

Nút View Ruler trên thanh cuộn dọc

Trong trường hợp thực hiện theo 2 cách trên nhưng Ruler vẫn không hiển thị theo ý muốn, bạn có thể khắc phục bằng cách:

Vào “Word Options”, sau đó chọn “Advanced” ở dãy menu bên tay trái màn hình máy tính.
Kéo thanh trượt trong khung bên phải xuống đến nhóm “Display”. Sau đó, trong mục này, hãy đánh dấu vào dấu tick chọn ở phía trước ô “Show vertical ruler in Print Layout view”.
Cuối cùng nhấp vào OK để hoàn tất thao tác hiển thị Ruler.

Sau khi Ruler đã hiện ra, bạn chỉ cần dịch chuyển thanh thước để căn chỉnh lề theo ý muốn.

2. Tạo mục lục

Kiến thức cơ bản về Word mà chúng tôi chia sẻ trong mục này sẽ giúp bạn chèn mục lục vào tài liệu một cách dễ dàng và sửa đổi, cập nhật nó tự động chỉ với một vài cú nhấp chuột.

2.1. Định dạng kiểu tiêu đề

Chìa khóa để tạo mục lục nhanh chóng và dễ dàng là sử dụng các tiêu đề cài sẵn của Word (Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v.). Các bước định dạng tiêu đề rất đơn giản như sau:

Đánh dấu tiêu đề hoặc văn bản bạn chọn làm tiêu đề.
Trong tab “Home” trên thanh công cụ, tìm kiếm nhóm Styles.
Chọn “Heading 1” nếu văn bản bạn đã chọn ở trên là tiêu đề cho toàn bộ file văn bản, chọn “Heading 2” nếu văn bản đó là tiêu đề của phần chính đầu tiên,…

Chọn Heading tương ứng trong tab Home

2.2. Định dạng danh sách các mục

Để trình bày mục lục theo cách kho học nhất, bạn nên thêm một sơ đồ số cho tiêu đề và phụ đề của tài liệu. Bạn có thể vận dụng kiến thức cơ bản về Word liên quan đến thêm dấu đầu dòng hoặc số thứ tự cho đoạn văn bản vào phần này. Hoặc bạn làm theo 4 bước sau:

Đánh dấu tiêu đề đầu tiên – Heading 1.
Trên tab “Home”, chọn mục “Paragraph” và tiếp tục nhấn vào nút “Multilevel List”
Từ các tùy chọn trong “List Library”, hãy lựa chọn kiểu danh sách phù hợp.

Khi thấy số hiện thị bên cạnh tiêu đề, nhấp vào hộp “lightning” và chọn “Continue numbering” để tiếp tục đánh số cho các tiêu đề phía sau. Đối với các phần phụ, hãy bôi đen toàn bộ dòng văn bản và nhấn nút “Tab” trên bàn phím. Thao tác này sẽ đánh số của các phần phụ bằng các kí tự như 1.1, 1.2, 1.3,…

Chọn kiểu danh sách phù hợp từ List Library

2.3. Tạo mục lục cơ bản

Đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn bảng mục lục xuất hiện.
Trên thanh công cụ, chuyển đến tab “References”.
Hãy nhấp vào “Table of Contents” ở góc trên cùng bên trái màn hình để hiển thị danh sách tùy chọn mục lục có sẵn
Ở phần ” Automatic ” trong danh sách kiểu mục lục được liệt kê, hãy lựa chọn một kiểu định dạng phù hợp

Phần ” Automatic ” liệt kê danh sách kiểu mục lục

Mục lục được tạo sẽ liên kết đến từng phần nên bạn chỉ cần giữ phím “Ctrl” trên bàn phím của bạn và nhấp vào dòng tiêu đề để chuyển đến bất kỳ phần nào. Như vậy, với kiến thức cơ bản về Word này, người dùng có thể dễ dàng điều hướng tài liệu của mình.

2.4. Định dạng mục lục

Nếu bạn không hài lòng với định dạng mục lục hiện tại, hãy làm theo hướng dẫn sau để thay đổi nó:

Nhấp vào bất kì vị trí nào bên trong bảng mục lục vừa tạo.
Trong tab “References”, nhấp vào “Table of Contents”.
Chọn lệnh ” Custom Table of Contents ” từ danh sách tùy chọn để hiển thị hộp thoại. Trong cửa sổ hiện ra, chọn “Table of Contents” và tùy chỉnh định dạng của bảng mục lục.

Hộp thoại Table of Contents để tùy chỉnh định dạng của bảng mục lục

Nếu muốn thay đổi định dạng văn bản trong mục lục (phông chữ, kích thước, màu sắc, v.v.), hãy làm theo hướng dẫn sau:

Trong hộp thoại “Formats” nhấp chọn “Modify” ở góc dưới bên phải để mở cửa hộp thoại “Modify Style”.
Thực hiện thay đổi cho văn bản và nhấp vào OK để thoát.

2.5. Cập nhật mục lục

Khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cấu trúc tài liệu, bạn cần cập nhật mục lục theo các bước sau:

Bấm vào bất kỳ đâu trong mục lục đã tạo.
Nhấn F9 hoặc nút “Update Table” trong “Content Control”.
Chọn chỉ cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng và bấm OK.

Hãy ghi nhớ kiến thức cơ bản về Word này và thực hiện trước khi gửi hoặc in tài liệu. Nếu bạn điều chỉnh cấu trúc tài liệu, mục lục sẽ không tự động thay đổi. Tuy nhiên, bạn cũng không nên sửa thủ công từng phần tiêu đề mà hãy dùng chức năng cập nhật tự động như hướng dẫn trên.

Chọn chỉ cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng (Ảnh: PDFprof)

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách căn chỉnh lề và tạo mục lục trong Word. Word là một công cụ đặc biệt quan trọng đối với công việc văn phòng và hầu như bất kỳ ngành nghề nào cũng đòi hỏi kĩ năng sử dụng công cụ này. Chính vì vậy, việc nắm được các kiến thức cơ bản về Word là điều cần thiết. Nếu bạn muốn biết thêm các “mẹo” hay về công nghệ thông tin, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Mắt Bão nhé!

Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mắt Bão.

(Còn tiếp…)

Nếu cần thêm tư vấn về các dịch vụ TÊN MIỀN – HOSTING – EMAIL DOANH NGHIỆP – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

TƯ VẤN MIỀN NAM: 028 3622 9999

TƯ VẤN MIỀN BẮC: 024 35 123456

Hoặc liên hệ theo đường link: https://www.matbao.net/lien-he.html