Email Là Gì? Viết Email Sao Cho Chuẩn?

Hello các bạn, chắc hẳn bạn nào ở đây cũng đã từng viết email rồi. Nhưng viết email sao cho chuẩn thì chưa chắc ai cũng biết. Vậy thì cùng tìm hiểu cách viết email chuẩn trong bài viết này nhé!

Email Là Gì?

Thư điện tử hay Hòm thư điện tử (email hay e-mail) là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử.
Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email.
Thư điện tử hoạt động qua các mạng máy tính mà hiện nay chủ yếu là Internet.

Viết Email Sao Cho Chuẩn?

Email là một công cụ hữu ích giúp chúng ta trao đổi thông tin, kết nối với mọi người trong công việc cũng như trong cuộc sống. Vậy viết email sao cho chuẩn? Viết email sao cho người đọc cảm thấy hài lòng nhất?

Địa Chỉ Email:

Có thể các bạn nghĩ địa chỉ email không quan trọng nhưng đôi khi người nhận sẽ nhìn địa chỉ email để đánh giá xem có nên đọc hay không.
Không nên để địa chỉ email quá trẻ con VD: iloveyou3000@gmail.com, concunbenho@gmail.com,...
Các bạn có thể đặt email là tên cộng những con số ý nghĩa.

Tiêu Đề Email:

Các bạn có thể nghĩ đơn giản rằng nếu mình nhận được một cái email mà không có tiêu đề hoặc tiêu đề một cách sơ sài thì bạn có muốn đọc nó hay không?

Email nên có tiêu đề, nó vừa thể hiện nội dung email vừa thể hiện được sự lịch sự với người đọc.
Tiêu đề quá ngắn có thể gây khó hiểu cho người nhận và đôi khi nó cũng thể hiện sự hời hợt của người gửi.
Tiêu đề cũng không nên quá dài, sẽ bị lan man và không chú trọng vào nội dung chính.
Vì vậy, một tiêu đề phù hợp cần bao quát được nội dung của bức thư một cách rõ ràng, ngắn gọi và dễ hiểu nhất.

Nội Dung Email:

Nội dung thì nên viết như thế nào? Nên viết dài hay ngắn? Nên có đủ mở, thân, kết hay cứ viết hết thành một đoạn?

Đầu tiên cũng là phần không thể thiếu đó là lời chào, tùy vào mỗi trường hợp mà lời chào có thể khác nhau. VD: Dear, Chào anh/chị, Kính gửi + tên người nhận
Phần nội dung chính của bức thư cần được trình bày một cách dễ hiểu có thể in đậm các nội dung quan trọng. Cấu trúc phải rõ ràng, mạch lạc, nếu nội dung quá dài có thể chia ra các đoạn nhỏ giúp người nhận có thể dễ đọc hơn.
Viết văn cần kết bài thì viết mail cũng cần có một câu để kết thúc phần nội dung. VD: Cảm ơn..., Trân trọng...
Chữ kí email cũng rất quang trọng, các bạn có thể để lại thông tin liên hệ để người nhận có thể liên hệ với bạn một cách dễ dàng.

Đọc Lại Và Soát Lỗi:

Một số bạn có thói quen sau khi viết xong là gửi luôn, nhưng điều này hoàn toàn không nên.
Một số lỗi có thể gặp như lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp, các bạn
Một số trường hợp hi hữu có thể xảy ra đó là viết thiếu nội dung. Sẽ rất phiền nếu phải gửi thêm một email nữa chỉ để bổ sung phần còn thiếu của email trước.
Bên dưới sẽ là một mẫu email mà mình kiếm được, các bạn có thể đọc qua để xem về cách trình bày một email.

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"
Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)
Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).
(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.)
Về việc A, ....
Về vấn đề B, ...
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ...
Vì vậy, em đề xuất mình có thể ...
Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ trao đổi với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn)
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Chữ ký)

Lời Kết

Trên đây là một số chia sẻ của mình về các viết email hiệu quả. Nếu có bất kì thắc mắc gì hãy để lại comment ở bên dưới. Chúc các bạn đầu tuần vui vẻ!

Tham Khảo:
tcxd.vn
hungkutin.xyz