Was ist Projektmanagement?

Wenn Sie sich heute umsehen, werden Sie feststellen, dass überall Projekte im Gange sind, egal ob Sie neue Mitarbeiter für Ihr Büro einstellen oder das höchste Gebäude der Welt errichten.

Das Bedürfnis nach einem erfolgreichen Projektmanagement ist also eher zur Notwendigkeit als zum Luxus geworden. So,

Beim Projektmanagement geht es genau darum, was Sie erreichen möchten, wie Sie es erreichen werden und wie lange es dauern wird, bis Sie es erreichen.

Projekte haben einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende, und die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, diese kurzfristigen Bemühungen zu verwalten. Das Ende des Projekts kann sein, wenn das Projektziel erreicht wurde oder wenn sich Ihr Kunde vom Projekt zurückzieht.

Es geht darum, sicherzustellen, dass alle Beteiligten diese Ziele teilen und verstehen, bevor die ersten Schritte unternommen werden, und dass die Mitglieder des Projektteams bis zum Ende des Projekts weiterarbeiten.

Erfolgreiche Projekte passieren nicht einfach, sie sind nicht nur eine lange Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Es gibt ein Meisterwerk der Planung, der Organisation des Managements und der richtigen Kommunikation. Eine sorgfältig choreografierte Abfolge von Ereignissen, bei denen der Fortschritt reibungslos und stetig verläuft.

Erfolgreiche Projekte erfordern Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen und die Zusammenarbeit in einem gut geführten, motivierten Team mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und Berichtslinien, die ein Projekt zum Abschluss bringen, ohne Abstriche bei Zeit, Kosten und Qualität zu machen. Oder,

Sie können auf Software-Tools für das Projektmanagement zurückgreifen, die Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben, alle Ihre sich bewegenden Aufgaben und Teams sowie Aktivitäten zu verwalten und die Ziele Ihres Projekts pünktlich und innerhalb des Budgets zu erreichen.

Funktionen der Projektmanagement-Software

Wenn Sie anfangen, Projektmanagement-Softwareanwendungen zu überprüfen, wird es fast offensichtlich, dass Sie verschiedene Arten von Projektmanagement-Software mit unterschiedlichen Funktionen und Fähigkeiten auf dem Markt finden.

Es sind auch kostenlose Projektmanagement-Softwaresysteme verfügbar. Sie sind jedoch im Allgemeinen recht begrenzt und bieten Ihnen nur eingeschränkte Funktionen wie das Planen von Aufgaben oder das Zuweisen von Ressourcen sowie die Möglichkeit, ein oder zwei Projekte zu erstellen und zu verwalten.

Eine leistungsfähigere Projektmanagementsoftware kann Ihnen und Ihren Projektteammitgliedern wirklich helfen, Kostenvoranschläge zu erstellen, Ihre Ressourcen zu verfolgen, Ihre Projektdokumente und -dateien zu verwalten, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Arbeitsstunden zu verfolgen, Aufgaben und Meilensteine zu verwalten und zu erstellen, Rechnungen zu erstellen und zu senden Projektplanung, Nachverfolgung der Projektentwicklung in Bezug auf Fertigstellung, Zeit und Kosten, Terminplanung und Zeitmanagement, Ressourcenzuweisung, Projektbudget einschließlich Personalkosten, Kommunikation und Zusammenarbeit und vor allem Benutzerfreundlichkeit.

Vorteile der Verwendung von Projektmanagementsoftware

Die Verwendung einer Projektmanagement-Software kann Ihnen bei folgenden Problemen helfen:

Arbeiten Sie mit Ihren Projekten zusammen

Verwaltung Ihrer internen und externen Kommunikation

Finanzmanagement

Überwachung und Nachverfolgung Ihres Projekts von Anfang bis Ende

Dateien und Dokumente freigeben und verwalten

Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten

Optimierung Ihres Entscheidungsprozesses

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Auf dem richtigen Weg bleiben und planen

Delegieren von Aufgaben und Ressourcen an Ihre Teammitglieder

Arten von Projektmanagement-Software

Grundsätzlich besteht Projektmanagement-Software aus vier Hauptkategorien, unabhängig von ihren Funktionen oder Merkmalen. Die Kategorien werden entsprechend den Anforderungen des Projekts ausgewählt und verwendet. Es kann auf folgende vier Arten verwaltet werden:

Desktop

Die Desktop-Projektverwaltungssoftware ist ein Programm, das für jeden Benutzer auf dem Desktop ausgeführt wird. Projektmanagement-Software, die als Desktop-Software implementiert ist und die reaktionsschnellste und grafischste Oberfläche aufweist.

Kundenserver

Projektverwaltungssoftware, die vom Client-Server verwaltet wird, wird auf dem Server eines Unternehmens installiert und kann gleichzeitig die Anmeldung mehrerer Benutzer bei der Anwendung ermöglichen. Es ermöglicht auch die zentrale Speicherung von Daten und erleichtert die Zusammenarbeit.

Webbasiert oder online

Webbasierte oder Online-Projektverwaltungssoftware ist eine Webanwendung, auf die über einen Webbrowser auf Ihrem Desktop, Laptop oder von jedem mobilen Gerät aus zugegriffen werden kann.

SaaS ist auch webbasiert und hat sich zu einem gängigen Bereitstellungsmodell für viele Geschäftsanwendungen, einschließlich des Projektmanagements, entwickelt.

Integriert

Integrierte Projektmanagementsoftware ist eine Kombination von Projektmanagementfunktionen mit anderen Aspekten der geschäftsmäßigen Fakturierung eines Unternehmens. Es wird entweder auf dem Server des Unternehmens installiert oder über das Internet abgerufen.

Projektmanagement-Prozess

Es gibt 5 grundlegende Prozesse im Projektmanagement:

Projekt einleiten

Projekt planen

Projekt ausführen

Überwachen und kontrollieren

Projekt schließen

Projekt einleiten

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Projekt wirklich einen Bedarf erfüllt und Ihr Projekt genehmigt wurde. In der Regel wird das Projekt durch die Ausarbeitung einer Projektcharta genehmigt, und diese Projektcharta ist der Grundstein für das Projektmanagement.

Diese Charta könnte von jemandem, der allgemein als Projektsponsor oder Initiator bekannt ist, offiziell unterzeichnet und autorisiert werden.

Die Charta genehmigt das Projekt und ermächtigt den Projektmanager, Ressourcen auf das Projekt anzuwenden. Der Projektmanager sollte das Team führen, leiten und bedienen, um die identifizierten Arbeiten, die dem Projektmanager auferlegt wurden, erfolgreich durchzuführen.

Der Projektmanager sollte damit beginnen, Personen zu identifizieren, die Auswirkungen auf das Projekt haben könnten oder die vom Projektergebnis betroffen wären. Diese Personen sollten in ein Strominteressenraster eingetragen werden, um die Ebenen zu ermitteln, auf denen diese Akteure während des gesamten Projektprozesses einbezogen werden sollen.

Planung eines Projekts

Ein Projektmanager und das Team sollten einen Plan entwickeln, wie sie ihren Kunden das Beste bieten können. Die Hauptziele, die Sie zur Erreichung des besten Projekts führen, sind, einen erfolgreichen Plan zu erstellen, bevor das Projekt beginnt. Planung ist alles und dazu gehören:

Kostenmanagement

Als nächstes folgt das Projektkostenmanagement, bei dem festgelegt wird, wie viel Sie für die Ausführung des Projekts benötigen, um sicherzustellen, dass es realistisch ist und Sie diese Kosten nicht bezahlen.

Bei dieser Methode werden mithilfe von Technologie Kosten und Produktivität über den gesamten Lebenszyklus der Projekte gemessen. Das Kostenmanagement muss sich mit verschiedenen spezifischen Funktionen des Projektmanagements befassen, z. B. der Schätzung des Projekts, dem Datenerfassungsformularfeld, der Planung von Kontoarbeiten usw.

Das Hauptziel ist es, ein Projekt mit einem genehmigten Budget abzuschließen. Im weiteren Verlauf des Projekts verwendet die Auftragssteuerung Daten aus der Schätzung mit den vom Feld gemeldeten Informationen, um die konstante Produktion im Projekt zu messen.

Das Projektkostenmanagement verfolgt das Ziel, die Projekterfahrung von der Projektinitiierung bis zum Abschluss zu vereinfachen und zu verbilligen.

Risikomanagement

Risikomanagement ist die Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Risiken.Zum Risikomanagement gehört die Planung, wie potenzielle Risiken identifiziert, Risiken analysiert und auf Risiken reagiert werden können.

Risiken können von verschiedenen Quellen ausgehen, darunter Unsicherheiten auf den Finanzmärkten, Ursachen für Projektversagen in jeder Phase der Planung, Entwicklung, Produktion oder Aufrechterhaltung, Lebenszyklen, rechtliche Verpflichtungen, Kreditrisiken, Unfälle, Naturkatastrophen und Katastrophen, vorsätzliche Angriffe eines Gegners oder Ereignisse mit ungewisser oder unvorhersehbarer Ursache.

Es gibt zwei Arten von Ereignissen, bei denen negative Ereignisse als Risiken eingestuft werden können.

Während positive Ereignisse als Chancen eingestuft werden.

Resourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement umfasst die Planung der erforderlichen Verträge zur Beschaffung von Gegenständen oder Ressourcen für den Abschluss des Projekts.

Ressourcen können sich auch auf den Geldbetrag beziehen, den Sie für Ihr Projekt benötigen. Es kann sich um Gebäude und Ausrüstung handeln, und sie können auch die Technologie und die IT-Anforderungen für Ihr Projekt bedeuten.

Interessengruppen Verwaltung

Stakeholder sind Personen, zu denen alle gehören, die sich negativ oder positiv auf den Projektprozess auswirken.

Dies kann Benutzer, Verbraucher, Abteilungen, Gruppen, Manager, Organisationen, Unternehmen und sogar Gemeinschaften umfassen.

Die richtige Identifizierung der Stakeholder zu Beginn des Projekts ist für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung.

Interessengruppen werden manchmal in andere Gruppen eingeteilt, z. B .:

Hauptakteure. Diese Hauptakteure sind maßgeblich an der Entscheidungsfindung des Projektors beteiligt, während die Aktivität stattfindet. Ihre Kunden oder Kunden sind die Hauptakteure Ihres Projekts.

Hauptakteure und Nebenakteure

Führen Sie das Projekt aus

Der Projektmanagementplan sollte durch Umsetzung der im Projektplan festgelegten Maßnahmen ausgeführt werden. Der Projektmanager sollte nachverfolgen und sicherstellen, dass die Kommunikation transparent ist und dass das Team koordiniert ist, um inkrementelle Projektergebnisse zu liefern.

Das Überwachen und Steuern eines Projekts ist ein Prozess des Wissensbereichs Integrationsmanagement. Bei der Überwachung und Steuerung eines Projekts gibt es zwei Prozesse.

Projekt überwachen und steuern

Bei der Überwachung und Steuerung eines Projekts geht es darum, sicherzustellen, dass der Projektplan eingehalten wird, Probleme oder Abweichungen vom Projektplan, Team- oder Stakeholderproblemen zu suchen, Beschaffungsverträge zu verwalten und sicherzustellen, dass Projektänderungen ordnungsgemäß verwaltet werden.

Ein Manager muss sich auf die Überwachung und Berichterstattung von Risiken, Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität und Teamleistung sowie auf einen Prozess für die Verwaltung des Projektteams, der Stakeholder und Verträge konzentrieren.

Hier können die Stakeholder den aktuellen Stand des Projekts, die unternommenen Schritte sowie das Budget, den Zeitplan und die Umfangsprognosen nachvollziehen.

Es geht wirklich darum, die Leistung zu überprüfen und auf die Informationen des Projektteams zu reagieren. Die Schlüsseleingaben in diesem Prozess sind Leistungsberichte.

Das Projektteam stellt die Projektleistungsberichte zur Verfügung, die vom Projektmanager überprüft werden können, um den Status des Projekts zu ermitteln und festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind.

Projekt schließen

Hier schließen Sie Ihr Projekt, nachdem alle Projektergebnisse vom Kunden genehmigt wurden und Ihre Anforderungen erfüllt wurden. Anschließend sollte das Projektteam die Ergebnisse an Ihren Kunden übergeben.

Der offizielle Abschluss eines Projekts wird häufig übersehen und unterschätzt. Das Schließen eines Projekts bedeutet nicht nur, dass Sponsoren das Projekt abzeichnen und an das Implementierungsteam übergeben müssen.

Der Abschluss eines Projekts ist die ideale Gelegenheit, um die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen, Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit zu demonstrieren und den Wissenstransfer zu erleichtern.

Bei Projekten zur Entwicklung von Unternehmenssoftware ist die Akzeptanz des Benutzers ein Werkzeug für den Projektabschluss. Wenn die Stakeholder sich auflösen, ist fast garantiert, dass Widerstandsnester auftauchen. Mithilfe von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit können Sie Ihre Erfolgsgeschichten dort präsentieren, wo Änderungen problematisch oder schmerzhaft sind.

Daher ist es wichtig, dass Sie beim Abschluss eines Projekts langsam vorgehen, damit Sie den größtmöglichen Wissenstransfer sicherstellen können. Reflexion wird im Allgemeinen unterschätzt und der Mangel an Reflexion bringt Organisationen ständig in Schwierigkeiten.

Fazit

Man könnte sagen, dass Projektmanagement eine Wissenschaft und Kunst ist, um Ihre Projektziele zu erreichen, Aufgaben erfolgreich zu erledigen, Ihr Projekt pünktlich, umfangreich und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Das Projektmanagement wird durch die Anwendung von Methoden, Taktiken, Fähigkeiten, Führungsqualitäten und allem, was Sie haben, durchgeführt, um sicherzustellen, dass Sie sich auf den Wert und den Zeitpunkt der Fertigstellung des Projekts konzentrieren.